留守番電話のマナー違反をしてませんか？

あなたは電話をかける時、相手が「電話に出れない場合」を想定してかけていますか？
私が思うに、意外とこのことを想定していないようで、 留守番電話のマナー 違反 をしている人の方が多いような気がします。

仕事用の携帯電話を所持するのが普通になったことで、業務上、同僚や上司、お客さんの留守番電話にメッセージを残す機会も多くあると思いますが、しっかりと伝えたいメッセージを伝えることができているでしょうか？

 

例えば、進捗報告などを行うために上司に電話をしたら、「留守番電話になっていて焦ってしまった」という経験はありませんか？私は結構ありました（苦笑）。

私の場合は、一応、電話をする前に手際よくメッセージを伝えられるように、用件をまとめてから電話をするようにしていたのですが、それでも、いざ留守番電話になってしまうと焦ってしまい、よくわからないメッセージを残したという経験も多々あります・・・。あなたには、そんな経験はありませんか？

 

私と同じような経験をしている方も多いと思いますので、今回は、留守番電話にメッセージを残すときの注意点を紹介します。

 

 

留守番電話のマナー  として メッセージを残す 5つのポイント

①事前に伝える内容を整理してから電話する

まず、留守番電話にメッセージを残す際のポイントは、”短時間のメッセージにする”ということです。

何秒でも可能な限り録音してくれる携帯電話の機種もあれば、10秒しか録音してくれない機種もあります。ですので、メッセージを残す場合には、「数秒しか録音できない」ということを意識して、メッセージを残すことがポイントなのです。

 

②自分の名前と会社名などを伝える

電話でもメールでも最初にするのは「挨拶」と自分が何者なのか？を伝えることは同じです。

これは留守番電話でも同じですし、既に何度か連絡を取り合っている場合でも同じです。もちろん、社内の相手であっても・・です。

携帯電話の場合、連絡先を交換していれば誰から着信があったのかはひと目でわかりますので、ついつい名前を伝えることを省略してしまいがちです。しかし、挨拶や名乗ることもせずに用件だけ伝えるのは、相手に失礼ですので、省略せずにきちんと行いましよう。

 

③相手の電話で合っているかを確認する

留守番電話の場合、相手と直接話をすることができないので、念のため相手の電話番号で合っているのか？を確認しましょう。（特にお客さんや取引先の場合。）

確認するといっても、相手と話すことはできませんので、「○○様のお電話でよろしいでしょうか？」というように、自分が誰に連絡をしようとしているのかを伝えるだけでOKです。

何度も携帯電話でやり取りをしている場合は不要ですが、はじめて電話をかける場合や、めったに電話をかけない相手の場合は、その電話番号の所持者が変わっている場合もありますので、確認の意味も込めて入れましょう。

 

④用件は簡潔に伝える

そして、電話をした理由となる「用件」を簡潔に伝えましょう。

留守番電話のメッセージでよくあるのは、「○○（名前）です。また改めてお電話します。」というものですが、これでは何の用事があって電話してきたのかわからないため、急ぎなのか、それとも後回しにしてもいいのか？判断できません。

私の場合、知らない番号からの着信があったら、飛び込み営業電話だと判断し、あえて出ないこともあります。（時間のムダなので。）本当に用事があるのであれば、「留守番電話にメッセージを残してくれるだろう」と思ってるので、メッセージを残さない＝営業電話と判断してしまっています。

あなたは、そういうことは、していませんよね？

「迷惑な営業電話」と思われないためにも、電話をした目的や伝えたかった内容は、①で紹介したように短時間のメッセージとして残しましょう。

※但し、③で紹介したように、めったに電話をかけない相手である場合は、所持者が変更していることも想定して機密情報はメッセージに残さないように気を付けましょう。

メッセージは、相手にわかるように、例えば「○○の件で」というように相手がわかるキーワードを入れるようにしましょう。

 

⑤次にとって欲しい行動を伝える

挨拶と自分が何者なのかを名乗り、伝えたかった用件を簡潔に伝え、相手にどんなアクションを起こしてもらいたいのかまで伝えましょう。

（例）
・また改めて電話します。
（解釈）　→　こちら（私）からタイミングをみて電話するので、待っていてください。

・詳細はメールでご確認ください。
（解釈）　→　メールを送る（送った）ので、その内容をご確認ください。

・折り返し、ご連絡お願いいたします。
（解釈）　→　（急ぎの用件なので、）電話に気づき次第、ご連絡下さい。（私は連絡を待っています。）

 

というように、状況に応じて、”相手にとって欲しい次の行動”を伝えると、相手も次のアクションを起こしやすくなるので親切です。

尚、折り返し電話をもらう場合、都合が悪い時間があれば、それも合わせて伝えると、行き違いにならずにスムーズに連絡が取れます。

 

紹介した内容は、相手が社内・社外であることを問わずに有効ですので、この5つのポイントを踏まえて、留守番電話にメッセージを残すとよいと思います。

 

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慣れないうちは、なかなかスマートにメッセージを残すことが難しいと思いますので、事前に伝えるメッセージを整理してから電話をかけるクセを付けることをおススメします。

くれぐれも、留守番電話に無言のメッセージを残し切ってしまうというような「留守番電話のマナー違反」はしないように気を付けましょう。

おもしろい！と思った方は、是非、取り組んでみてください。
本日は以上です。