仕事の優先順位をつける

時間管理マトリックスで重要度と緊急性を判断

仕事の優先順位をどのように決めていますか?ぼうっとしていると、次から次へと新しい仕事が発生し、「気付いたら山のように仕事が溜まっていた・・・」なんて、漫画やテレビのようなことが本当に起きている人も、意外といると思います。

そこで前回、「集中力を維持するための時間の使い方」について紹介しました。あまりにもシンプルすぎて、「拍子抜けした」と感じた方もいると思います。ですが、”シンプルイズベスト”という言葉あるように、「シンプルでいて、実際に実行できる」ということが継続するためにとても重要なことなのです。仕事中、集中力が続かないという方は、是非、実行してみてくださいね。(前回記事は下部にリンクがあります。)

そして今回もその「時間の使い方」の続編としまして、仕事の優先順位を重要度と緊急性で判断できる時間管理マトリックスについて紹介します。

 

 

時間管理マトリックス とは?

まず、時間管理マトリックスって何?というと、ズバリ、次のような表のことです。勉強熱心なあなたなら、たぶん一度は見たことがある表だと思います。

時間管理マトリックス

このマトリックスでは、仕事内容を重要度と緊急性の高い・低いによって4つに分けて考えます。
つまり、次のように考えます。

A:緊急性が高く、重要度が低い仕事。
B:緊急性が高く、重要度が高い仕事。
C:緊急性が低く、重要度が低い仕事。
D:緊急性が低く、重要度が高い仕事。


ここで質問ですが、
時間を有効活用している方が、日頃、重要視している仕事はどれだと思いますか?(あなたが一番重要視している仕事はどれか?と置き換えて考えてみてもよいと思います。)

Thinking time

5・・・・・

4・・・・

3・・・

2・・

1・

 

あなたの答えはA~Dのどれですか?
といっても、おそらくあなたはBの緊急性と重要度の両方が高い仕事を選んだと思います。緊急性と重要度の高い仕事なので、必然的に最優先の仕事になりますからね。

ですが、時間を有効活用している方は、Dの緊急性が低く、重要度が高い仕事を重要視しています。

時間管理マトリックス②
(赤斜線の部分ですね。)

 

 

緊急性の高い仕事が最重要でない理由とは?

もちろん、Bにあたる仕事はとても大切です。上記したように、重要なだけでなく、急ぎの仕事なので真っ先に取り掛からなくてはならない仕事ですからね。

では、なぜその”緊急性が高く重要度の高い”Bよりも、”緊急性が低く重要度の高い”Dを重要視しているのでしょうか?

それは、”重要度の高い仕事は、緊急性が高くなる前に終わらせてしまうこと”が仕事効率化のポイントだからです。

緊急性がないからといって重要な仕事も後回しにしていると、気が付いた時には期限ギリギリのB(緊急性が高く、重要性も高い仕事)の仕事に変わってしまい、他の仕事をストップしてでも、やらなければならない大変な仕事に変わってしまいますからね。

そうならないように、重要度の高い仕事は優先的に着手するってことですね。

 

 

仕事に優先順位をつけて計画的に

仕事の優先度を考えずに無計画で仕事を行ってしまうと、気付いたらBの仕事が増えてしまい、他の仕事ができなくなってしまうことって意外と多いです。

ですから、そうならないように、計画的に仕事を進めるためにも、まずは、重要度の高いDの仕事を重要視するということです。(もちろん、「Bの仕事が残っていない状態で」という前提がありますけどね。)

 

緊急性の高い重要な仕事がたくさんあるということは、「優秀なビジネスマンだから」というイメージがありますが、実際は「計画的に仕事ができていないから」という理由だったりする人が多いです。(もちろん優秀だから、緊急性の高い重要な仕事がたくさんふってくるということも考えられますので、そういった方もたくさんいると思います。)

突然仕事がふってくるということもありますので、Bの仕事を完全にゼロにすることは難しいという人もいると思います。ですから、いや、だからこそ、Dの仕事を計画的に実施することが重要であり、日頃からBの仕事が突然発生しても対応できるようにしておくことが、デキる人の仕事のやり方とも言えます。

もし、Bの仕事が多いということは、他の人へのサポートや、突然ふってくる新しいBの仕事には対応できないということになりますから、組織や周囲の人からの信頼度とういか評価にも影響しますから、そういう意味でも仕事に優先順位をつけることは、とても大事です。

 


重要な仕事であるとわかっていても、緊急性が低いと、ついつい後回しにしてしまいがちです。

・・と、仕事の効率化について語ってきた私ですが、実は「何かと役に立つから目を通しておこう」と思っている本や資料がありますが、緊急性は低いので、まだ20冊くらい目を通していません・・・(-_-;)

しかも、そういう資料に限って、突然関連する仕事が降ってきたりするので、「ちゃんと見とけばよかった・・・」なんて後悔することも地味に多いです(苦笑)

 

そうならないように、日頃から計画的に仕事を進めていくことがとても大切ということですね。

今回は以上です。
面白いと思った方は、是非、取り組んでみてください。

(前回記事:⇒ 集中力を維持する、時間の使い方

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