仕事をしていると、会議に時間を割かれることが多くなってきますが、中には、何の結論もでない、時間のムダでしかない会議も山のように存在します。
- ただの報告会でしかない会議
- 部長の独演会になっている会議
- 誰かが咎められるだけの会議
- 責任転嫁をするだけの会議
- 終わりの時間が決まっていない会議
少し考えただけでも、ムダと思われてしまう会議はたくさん思いつきます。
そもそも、会議というのは「ある事柄について議論をする会」と書いて「会議」ですよね？それなのに、「議論をせずに、その場をやり過ごすための会」になっていないでしょうか？
そんな役に立たない、時間のムダ会議にならないようにするために、結果に繋げるための会議の手順についてご紹介します。
1．議題を予告する
意外とやっていないのが、次回の会議の「議題」について前もって伝えるということです。会議でよくある悩み事として、「発言する人が少ない」という項目がありますが、これは、考える時間が足りていないことが原因です。
前もって、議題内容について伝えておけば、それに対する自分の意見を考える時間を与えることができます。
逆に言うと、前もって伝えているのに発言しないというのは、”その会議に取り組む姿勢が欠けている”ということにもなりますので、会社の中で会議が如何に重要な時間であるのかをしっかりと伝え、理解してもらうことが必要になります。
議題の予告は、遅くても前日までにはメールなどで参加者全員に伝えて、考える時間をしっかりと与えましょう。
2．ゴールを提示する
会議の悩みで一番多いのは、「結論がまとまらない」ということです。ですから、会議の冒頭で、これから行う議論のゴールは何か？ということを提示することで、参加者全員がゴールを共有することができ、そのゴールに向かって会議を進行しやすくなります。
ゴールの設定で注意しなければいけないのは、「〇〇について」というような曖昧なものではなく、誰もが理解できる具体的なモノにするということです。そうしなければ、意見がまとめにくくなります。ですから、「〇〇するために、今回はTODOを洗い出す」というようにその会議のゴールを設定しましょう。
ゴールの設定は、具体的で、行動できるものであることがポイントです。ちなみに「予算を達成する」ということは、営業活動の目的ではありますが、会議のゴールではありません。ゴールというのは、予算を達成するために、具体的に何をするのか？ということがゴールになります。
3．論点を明確にする
論点というのは、ゴールに向かって進むために、決めなくてはならない、いくつかのポイントです。この論点が明確になっていないことで、「今何について話しているのか？」がわからなくなり、突然、全然違う事柄についての意見がでてきたりして、会議が収束できなくなってしまい、ゴールにも到達できなくなってしまいます。
論点を明確にするには、質問するという方法があります。「〇〇について、Aだと思いますか？それともBだと思いますか？」というように、質問することで相手の意識を質問集中させ、論点をずらさない意見を集めることができます。
ぼやっとしたような意見や、責任逃れの意識から曖昧な意見しか言わない方には、「A？それともB?」というような質問の仕方は有効ですが、やりすぎると相手を不快にさせることもありますので、円滑な会議の進行のためにも、使い方には気を付けましょう。
会議を結果に繋げるには？
これまでの会議に、紹介した3つのポイントを意識して行うだけでも、だいぶ会議が意義のあるものに変わると思います。ただ、誤解してはいけないのは、会議で決まったことが絶対ではないということです。
大事なのは、会議で決まったことを実行し、その結果をもとに、目的を達成るために必要となる、次の行動へと修正していくことです。
「会議で決まったことをやりましたでも、ダメでした。だから会議はムダでした。」という、小学生の作文のような結果で終わってしまっては何の意味もありません。
実行してもダメだったということは、「その方法では成果に繋がらない」という、一つの事実が増えただけで、達成できない理由にはなりません。その方法ではダメだったのなら、違う方法を考える。そういうことの繰り返しが、変化の激しい時代にはとても重要になってくるのではないでしょうか？
会議がツマラナイと、その時間そのものが無駄に感じてしまうものです。役に立つ、結果に繋がる会議であることが、仕事にやりがいを見い出し、仕事に愉しんで取り組むためにも重要ですよ！
今回は以上です。
面白いと思った方は、是非、取り組んでみてください。
