意外とできていない！？報連相（ホウレンソウ）の基本

ビジネス用語の一つに、ホウレンソウ（報連相）というものがあります。
これは、仕事をスムーズに進めるために欠かせない報告・連絡・相談を略したものです。

社会人にとっては、知っていて当たり前のビジネス用語ですが、意外とできていない人が多いです。そこで今回は、 報連相の基本 について再確認しようと思います。

 

報告とは？｜ 報連相の基本

報告とは、経過や結果を知らせること（報告すること）です。基本的に、報告をするのは、部下から上司へ、あるいは後輩から先輩へ、という流れになるのが一般的です。

ポイントは、結果だけではなく、途中経過もきちんと知らせるということです。経過とは、例えば、任された仕事の進捗状況であったり、遅れそう・早まりそうといった仕事の予定もこれにあたります。

 

17時までに提出する資料の作成を任された際に、「17時になってから、まだできていません」と報告されても、何も対処の仕様がありません。

そうではなくて、例えば15時ごろに「17時までに間に合わせるのは難しいです」と一言報告してくれれば、上司の方もヘルプを付けるなどの対応をすることが出来ます。

 

また、とても大切なのが、ミスやトラブルに関する報告です。叱られるのがイヤというのはわかりますが、ギリギリまで黙っていたり、その事実を隠されてしまっては、後々大問題に発展する可能性もあります。

逆に、悪い報告は早ければ早いほど対策のための準備ができますので、被害を最小限に食い止めることが出来るので、悪い報告は、わかった時点で報告するのが吉です。

 

 

連絡とは？｜ 報連相の基本

連絡とは、伝えるべき情報を知らせること（連絡すること）です。基本的には上司部下に関係なく、連絡情報を伝えるというものになります。

報告と重なる部分が多いので、そこまで明確に区別する必要はない場合が多いですが、イメージとして、結果に直接影響するものが報告で、そうでないものは連絡という感じで捉えていてもよいかと思います。

たとえば、取引先のAさんが「B上司にまたゴルフやろうねと言っといて」というような情報をB上司に伝えることは、報告ではなく、連絡に該当します。

 

ポイントは、連絡もきちんと知らせるということです。

先ほどの例でいうと、仕事には何も関係の無い話ではありますが無視をしてはいけません。無視をされた取引先のAさんから見れば、「あの会社は上司と部下のコミュニケーションが取れないような会社だから、近い将来何か起こるかもしれないから注意しよう」というように考えられてしまいます。

 

一見仕事には関係ないような情報であっても、伝えるべき情報としてきちんと知らせることが重要なのです。

 

 

相談とは？｜ 報連相の基本

相談とは、判断に迷う時や何かにつまづいている時、意見を聞いてもらいたい時などに上司や先輩、同僚に参考意見を聞き、アドバイスをもらうことです（相談すること）。

経験が浅い若手社員がよくやってしまうことなのですが、自分の勝手な判断で行動し、ミスやトラブルを起こすということがあります。

それを防ぐためにも、少しでも迷ったり悩んだりした時には、上司や先輩社員に相談するということがとても重要です。

 

また、相談するということは、時間の短縮にも繋がります。

なにか資料を作成してる途中で悩んだ時に、１人で悩んでいたら１時間かかったものが、先輩に相談したら10分で作れてしまった・・・なんてということも多々あるのではないでしょうか？

変なプライドを持たずに、困っときは誰かに相談するということも仕事のスキルの一つです。

 

 

これらホウレンソウがきちんとできているということは、仕事をスムーズに進めるということだけではなく、ミスやトラブル、不正や事故を防ぐ役割を果たすことにもつながります。

もし、できていないかもしれないと思ったり、出来ていない社員がいるなら、もう一度ホウレンソウの重要性を再確認し、定着させることをオススメいたします。

 

次回は、ホウレンソウが定着しない理由についてご紹介したいと思います。⇒　報・連・相が定着しない3つの理由

 

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今回は以上です。
面白いと思ったら、ぜひ実践してみてください。